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Reuniones remotas y productivas

Matías Fernández
Matías Fernández
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jueves, 26 de mayo de 2022

Muchas de las conversaciones que teníamos durante el día antes de la Pandemia, pasaron a tener una agenda de video-meeting, y nuestros días se llenaron de rectángulos de reuniones en la pantalla.

Pero esto lejos de ser una desventaja del trabajo remoto, es un nuevo desafío al cual tendremos que adaptarnos para ser más eficientes con nuestro tiempo y los recursos de las organizaciones. De igual manera que aprendimos, seguramente muchos de los que leemos este artículo, como organizar y desarrollar reuniones efectivas de manera presencial, tendremos ahora que mostrar nuestra capacidad de adaptación y aprendizaje a las nuevas demandas del entorno remoto.

Los ejecutivos pasan hasta el 60 por ciento de su día en reuniones. Sin embargo, una encuesta de Harvard Business Review entre altos directivos, descubrió que el 71% considera que las reuniones son improductivas e ineficientes. Pero además, lo más sorprendente es que más del 70 por ciento de los empleados realizan otra actividad mientras están en la reunión.

Las reuniones son una herramienta valiosa cuando se usan en el entorno y la forma adecuada: para debatir, resolver problemas, intercambiar ideas o tomar decisiones.

Pero también aprendimos que es necesario una reunión cuando es la forma más efectiva de lograr un propósito claramente establecido. Todos los presentes deben desempeñar un rol y beneficiarse al asistir. Si no cumple con estos criterios, debemos entonces considerar enviar un mail bien elaborado y completo, ó quizas realizar una a varias llamadas por telfono.

Las reuniones por video pasaron de ser una curiosidad ha ser un elemento básico de las empresas sin importar el tipo o tamaño. La tecnología cada vez mas avanzada las ha convertido en una herramienta valiosa en el entorno de trabajo remoto.

A pesar de que ya llevamos varios meses ejercitándonos en las reuniones remotas, hay 6 consejos que no debemos olvidar al momento de organizar o participar de una de ellas :

  1. Humanicemos los encuentros Recordemos que todos estamos en cuarentena. Los hijos y las mascotas pasan a ser parte del espacio laboral virtual. Es necesario normalizar su presencia y ser respetuosos y comprensivos cuando las situaciones lo requieran. Las empresas pueden ayudar y mucho tomando la iniciativa. Algunas ideas van desde organizar cafés y happy hours virtuales hasta un espacio descontracturado para compartir fotos de la familia o de las actividades que ms disfrutan, o incluso planificar el post-aislamiento. Es una buena manera para los managers de poder apoyar a sus colaboradores emocionalmente.

2. Co-construyamos las expectativas en equipo Como parte de las reuniones virtuales, los equipos deben al menos repensar sus valores como equipo. Revisar lo que significan para cada uno de los integrantes del equipo y cuales son las mejores prácticas para llevarlos adelante en un entorno remoto. En estos momentos de incertidumbre la conexión entre compañeros y jefes se ha convertido en algo significativo. Poner foco en priorizar y aumentar la frecuencia de la conexión con los empleados, ya sea a través de conversaciones uno a uno, o grupales.

3. Por siempre la preparación La mayoría de las reuniones deben clasificarse en tres grandes categorías: aquellas que informan, se alinean (donde se toman las decisiones) o resuelven un problema o un conflicto

La falta de planificación es una de las causas más comunes de reuniones ineficientes. Envíar una agenda y material previo para que cuando comience la reunión, no se pierda el tiempo en poner a la gente al día. Una reunión productiva requiere una estructura con un propósito, agenda de temas y resultados. Algo que parece simple pero en muchas reuniones no se hace, y como resultado se descarrilan … y no brindan los resultados esperados. Quizás una de las sensaciones que más molesta, de un quién organiza y de quienes participan, es la de sentir que se “pierde” el tiempo. Improvisar queda muy bien en un escenario, pero no en el mundo laboral.

4. El tiempo es un aliado Para muchos especialista el número mágico es de 25 minutos. Tener un límite de tiempo estricto crea la claridad y la urgencia necesarias para completar la tarea en cuestión. También se adapta a la tendencia del cerebro humano a funcionar mejor en breves momentos de concentración. Se sabe que muchas veces somos más productivos y hacemos trabajos de mayor calidad cuando tenemos menos tiempo.

5. Seamos estratégicos cuando agendemos Se sugiere programar reuniones que requieren “pensamiento profundo”, como la toma de decisiones o la resolución de problemas, antes del almuerzo cuando, para la mayoría de nosotros, nuestra función cognitiva es más aguda. Las reuniones donde se comparten información y actualizaciones se adaptan mejor a la tarde, particularmente después del almuerzo cuando nuestros cerebros tienen un recreo de energía.

6. Seamos puntuales y sin teléfono mejor Las reuniones que comienzan cinco minutos tarde le cuestan a las organizaciones millones y millones de dólares en pérdida de productividad. Desde el tiempo que hay que esperar hasta que todo el mundo se una a la videoconferencia hasta las distracciones que permite el modo “mute”, comúnmente son los casos en los que encontraremos dificultad para captar la atención de la gente.

Los celulares son una distracción, particularmente en reuniones remotas, donde no podemos confiar en el contacto visual y el lenguaje corporal para mantenernos enfocados. Si estamos en reunión, tenemos que estar presentes. Muchas veces nos aburrimos y comenzamos a revisar los mails y es ahí cuando desperdiciamos el tiempo de todos.

El éxito de una reunión remota es una buena planificación, al tiempo que garantizar que todos los participantes hayan tenido la oportunidad de contribuir.

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